Zwalcz swoje rozproszenie #2 - wykonanie

 

Chirurg podczas operacji, potrafi się skupić na kilka godzin. 

Kierowca formuły 1 wytrzymuje podczas prawie 2-godzinnego wyścigu ogromne przeciążenia, temperaturę nawet do 50 stopni i jest nieludzko skupiony. 

Podczas robienia tatuażu tatuator musi wytrzymać w często niewygodnej pozycji nawet 12 godzin. A hazardzista może siedzieć w kasynie całymi dniami.

A co się stało z nami, zwykłymi pracownikami robiącymi przy komputerze :)

Gdy kilkanaście lat temu zacząłem pracować w małej firmie w Warszawie, zobaczyłem po raz pierwszy, jak ludzie udają że pracują. Popularne było klepanie w klawiaturę i jednoczesne oglądanie filmów na miniodtwarzaczu. Teraz jest to chyba normą i w telefon patrzą się nawet kierowcy.

Można zaobserwować tutaj mechanizm ucieczki. Zadania, które mamy do zrobienia, traktujemy jako konieczność, obowiązek. 

Jest taka książka Simona Sinka Zacznij od dlaczego. Dlaczego teraz, jak piszę ten artykuł, nie muszę się rozpraszać telefonem? Bo to coś, co robię, bo chcę. Mogę czerpać z tego przyjemność, w tle leci mi muzyczka lo fi, która poprawia mi nastrój, ale nie odciąga od zadania. Zadanie napisania artykułu jest czymś, co chcę robić. 

Wychodząc z właściwego nastawienia, jest nam łatwiej znieść niedogodności codziennej pracy.

Zadania w pracy też chcemy robić, ale jednocześnie, nie chcemy. Uciekamy od nich. Osoby, które czerpią radość z robienia zadań w pracy, to te, które odnoszą sukcesy.

W książce Jeden dzień Iwana Denisowicza, A. Sołżenicyn opisuje więźniów łagru, którzy stawiają mur. Dla bohatera książki staje się to tak zajmujące, że muszą go aż odciągać od roboty, by wrócił do baraku. Podobnie w książce Grek Zorba, gdzie tytułowy bohater wścieka się, gdy odciągają go od pracy w kopalni. 

Ale ja nie chcę robić tego, co mam robić - krzyczy nasz mózg ;( Zaraz ci się zechce - mówi właściciel mózgu. 

Wróćmy do wykonania. Ustawmy system.

Czas w pracy 

Po pierwsze, ustal sam ze sobą, że czas pracy jest czasem pracy. 

1. Jeśli lubisz muzykę - puść sobie muzykę w tle i jej nie zmieniaj! 
2. Nie pisz o rzeczach niezwiązanych z pracą, gdy pracujesz.
3. Nie rób rzeczy nie związanych z pracą, gdy pracujesz!

Nie miksuj pracy i nie pracy. Jeśli ciągle przełączasz się między pracą i udawaniem pracy, podejmuj tą decyzję świadomie. Zapisz sobie na karce, że przerywasz pracę, albo podczas pracy, miej włączony stoper i wyłączaj go, gdy nie pracujesz. Nie przełączaj się na inny w przeglądarce, na którym coś sprawdzasz. Nie publikuj też nic nie związanego z pracą, w czasie pracy, bo będziesz czekał na odpowiedź. Znam ludzi, którzy zamiast pracować, to prowadzą dyskusje na Linkedin, broniąc swoich racji. Co za marnotrawstwo czasu i energii. 

Podobnie rozpraszasz się, jeśli masz zamiar zacząć pracy ale zrobisz to tylko dopiero wtedy, gdy wybierzesz idealną muzykę do pracy na Spotify. Lepiej mieć ustaloną playlistę, albo używać FlowTunes - Music for focus.

Nie możesz być skupiony 24 godziny na dobę, ani 8 godzin na dobę. Możesz mieć za to kilka bloków skupionej pracy po 25 minut (słynna technika Pomodoro), godzinę albo dłużej. 

W moim przypadku, dobrze sprawdza się zegarek odmierzający czas. W tym czasie obiecuje sobie, że będę jak najbardziej skupiony na bieżącym zadaniu. Następnie robię krótką przerwę, w trakcie której na przykład sprzątam chwilę w kuchni, albo wychodzę na chwilę na dwór. 

Oczywiście, w trakcie tej godziny możesz potrzebować się napić albo wyjść do toalety. Po prostu robisz to, ale nie dostarczasz sobie dodatkowej dopaminy przeglądając coś na telefonie. Robisz i wracasz do pracy. Jak mówił Brian Tracy - Back to Work. 

Nie musisz kupować takiego zegarka, możesz użyć godzinnego timera albo zainstalować aplikację Time Timer na smartfona. Jeszcze lepiej jest nie śledzić tego czasu, ale pracować z nastawieniem, że w czasie pracy od godziny tej i tej do tej i do tej tylko pracuję.

 

Nie zmieniaj kontekstu w czasie pracy, bo znacznie wydłuża to realizację zadań. 

Gdybym miał wybrać najgorszy sposób na pracę, to było by to ciągłe przełączanie się między jakimiś krótkimi filmami na TikToku, pisaniem na komunikatorze i zadaniem które robię. W takiej sytuacji, nie da się zrobić nic wartościowego, jest to przeciwieństwo Deep Work. 

W najlepszym wypadku, chciałbym pracować tak:

• Pracuję przy komputerze przy biurku tak długo jak mogę. Na komputerze leci muzyka Lo Fi której nie zmieniam.
• Odpoczywam na dworze gdy się zmęczę i potem wracam do biurka

Twoja praca przy komputerze może nie być najciekawsza. Jako programista mam zwykle nudne, powtarzalne zadania, które wymagają jednak dużej dokładności i skupienia, bo różnią się szczegółami. Gdy pisałem artykuły, musiałem się także mocno skupiać, robić research i często pisać o tych samych rzeczach. Założę się, że Twoja praca bardzo się nie różni.

Możesz czerpać satysfakcję zarówno z tego, że bardzo dobrze wykonałeś swoją pracę, jak i z tego, że wykonałeś założoną ilość pracy. Przykładowo, zakładasz sobie, że chcesz pracować w pełnym skupieniu 2 godziny dziennie, a resztę czasu, poświęcać na zadania administracyjne, które też są konieczne, a nie wymagają tak dużego skupienia. W takiej sytuacji, twoim źródłem satysfakcji będzie zapisywanie sobie, ile procent swojego planu udało Ci się wykonać. 

Jim Rohn powiedział, że ważne jest, kim stajesz się w pracy. 

Czy jesteś śmieszkiem, który cynicznie komentuje wszystko dookoła i demotywuje tym inne osoby? 

Czy może jesteś osobą, która jest zawsze pomocna, wie wszystko na temat projektu i staje się niezastąpiona na danym miejscu? 

Twoja nudna praca może być też zaletą, bo przykładowo, szybko uporasz się z zadaniami, a następnie będziesz mógł realizować swoje plany. W przypadku pracy kreatywnej, jest to bardzo trudne, bo powoduje ona znacznie większe zmęczenie. 

Fajnie jest śledzić, ile godzin pracowałeś w skupieniu, albo ile jednostek Pomodoro (25 minut pracy) wykonałeś w czasie dnia. Dzięki temu zaczynasz przykładać większą wagę do tego, jak pracujesz w pełnym skupieniu. Jeśli masz dużo małych zadań, także możesz je śledzić. 

To co jest śledzone, może zostać poprawione. 

Ciekawym konceptem jest One Month Day. W skrócie, polega on na intensywnej, skupionej pracy oraz na skutecznej regeneracji między zadaniami. 

Rozproszenia

Poznaj Marcina. Marcin jest programistą, który dzień pracy zaczyna od otworzenia:

• Joe Monstera
• Stron z memami
• Najnowszych filmików na Youtube
• No i oczywiście Facebooka, Instagrama i TikToka (ten ostatni na telefonie) 

Przez pierwsze kilkanaście minut pracy przegląda te bezwartościowe strony, a następnie podsyła je swoim współpracownikom. Następnie jednocześnie pisze na komunikatorze i stara się realizować jakieś zadania w pracy, ale robi to w międzyczasie śledzenia nowości w sieci. Musi przejrzeć i skomentować Wykop, Reddit i inne portale. Marcin był super specjalistą, jednak pracując w taki sposób, trudno jest mu osiągnąć chociażby 20% wydajności osoby, która zna się na programowaniu gorzej, ale pracuje bez rozproszeń.

Efektywna praca wymaga rezygnacji, poświęcenia niektórych rzeczy. Jim Rohn miał rację mówiąc, że nie jest dobrze poświęcać zbyt dużo czasu rzeczom bezwartościowym. 

Jeśli jesteś w pracy i musisz użyć telefonu, by na przykład wpisać kod do autoryzacji i masz powiadomienia, po prostu odpuść sobie sprawdzanie tych powiadomień. Gdyby stało się coś ważnego, ktoś by zadzwonił. Wyłączaj powiadomienia gdzie tylko można.

Odpuść sobie przeglądanie stron politycznych, ich celem jest polaryzacja społeczeństwa. Strony z pseudo humorem często służą do manipulacji użytkownikami. Przestań je oglądać na kilka tygodni i następnie wróć do nich, wtedy jaskrawo zobaczysz, jak niskiej jakości kontent przeglądałeś. To trochę tak, jak wtedy gdy wyjedziemy z domu rodziców i następnie do niego wrócimy i zobaczymy, jak głupie są reklamy serwowane w telewizji. 

Przeglądanie stron typu Reddit czy Wykop wykrzywia naszą wizję rzeczywistości. Promują one postawy skrajne, krytykują zachowania proaktywne. Jeden z moich znajomych twierdzi, że nie powinien pracować w software house za kwotę 3 razy większą niż zarabia obecnie, bo wyczytał na wykopie że... ludzie na b2b nie mogą odejść nawet od komputera i są traktowani jak niewolnicy.

Młodszy znajomy twierdzi, że nawet nie warto zaczynać pracy jako programista, bo pracy nie ma. W tym czasie ludzie albo awansują w swojej kolejnej pracy, albo zakładają własne biznesy. 

Zablokuj sobie wszystkie durne strony. Jeśli korzystasz z Facebooka do kontaktowania się z rodziną, używaj Messengera online wtedy, kiedy jest na to odpowiedni czas.

Rozproszeniem nieco subtelniejszym są komunikatory firmowe. Jeśli masz taką możliwość, wyłączaj się z nich na czas realizacji zadań. Nie wdawaj się też w żadne dyskusje niezwiązane z pracą. Wszystko co napiszesz, może być użyte przeciwko Tobie :)

A co, jeśli już złapię się na tym, że jestem bardzo rozproszony?

Super, że jesteś tego świadomy, to pierwszy krok. Teraz robimy reset. 

1. Wyłącz wszystko, co Cię rozprasza. Możesz poblokować sobie niechciane strony jakąś wtyczką do przeglądarki, by znowu na nie nie wchodzić. Tak, będziesz na nie wchodzić odruchowo setki razy ;)
2. Wyjdź na krótki spacer, wykonaj kilka wdechów, uprzątnij przestrzeń wokół siebie. Zrób coś, co pozwoli Ci się zrelaksować, ale nie podbijaj sobie dopaminy, nie scrolluj i nie oglądaj wideo
3. Wróć do pracy, bądź świadomy swojego skupienia.

Lista rzeczy do unikania  

Zastanów się, które rzeczy najbardziej przeszkadzają Ci w pracy. Wychodzenie ze znajomymi na pół dnia spowoduje, że nikt z pracy nie będzie mógł się z Tobą porozumieć, co będzie miało dramatyczne skutki. Podobnie, jeśli udajesz że jesteś w pracy, a zajmujesz się:

• Oglądaniem telewizji, Youtube czy przewijaniem TikToka
• Przygotowywaniem posiłków na cały tydzień
• Szeroko pojętym ogarnianiem domu
• i tak dalej

Spisz sobie rzeczy, które najbardziej odciągają Cię od pracy i nie są niezbędne do przetrwania i następnie unikaj ich za wszelką cenę. 

Pracowników, którzy unikają pracy, można podzielić na 2 grupy:

• Ci, którzy potem nadrabiają pracę wieczorem, kosztem życia 
• Ci, którzy tej pracy nie nadrabiają, i często są przez to zwalniani 

Jeśli przygotowujesz się do egzaminu, albo chcesz się przebranżowić i przed Tobą jest dużo nauki, również zastanów się, które rzeczy nie są aktualnie kluczowe.  

Podczas pracy setki razy natrafisz na impuls, który podpowie Ci, by zrobić coś co odciąga Cię od celu. Fajnie było by zerknąć na memy, przejrzeć tekst właśnie słuchanej piosenki czy zrobić cokolwiek innego, co nie jest pracą. Jak pisał Wiktor Frankl, między bodźcem i reakcją jest przestrzeń, nazywana wolną wolą. Nie musisz bezmyślnie reagować na wszystko, co podpowie Ci twój mózg. 

Takie impulsy możesz albo zignorować, albo zapisać je sobie na liście rzeczy do nie robienia. Ważne jest, by ciągle wracać do głównego zadania aż do jego realizacji. 

Rzeczy do unikania mogą być też rzeczami, które są w jakiś sposób wartościowe dla Ciebie, ale odciągają Cię od głównego celu. Warren Buffet polecał zapisać sobie wszystkie rzeczy którymi się zajmujemy w formie listy. Następnie najważniejsze 5 rzeczy przepisujemy na drugą listę i zajmujemy się tylko nimi, dbając jednocześnie o rodzinę i zdrowie.

Rzeczy z pierwszej listy powinny być unikane za wszelką cenę. 

Feedback, czyli w poszukiwaniu sensu 

Nie da się wydajnie pracować nad pracą, która nie ma sensu. Załóżmy, że chciałbyś napisać książkę na jakiś temat i to zadanie zajęło by Ci kilka tygodni wytężonej pracy. Pracę wykonywałbyś w samotności, nie dzieląc się z nikim tym, co robisz. Założę się, że bez wcześniejszego doświadczenia pisarskiego, trudno by Ci było utrzymać motywację i doprowadzić zadanie do końca.

Co innego, gdybyś otrzymywał od kogoś doświadczonego szczegółowy feedback po każdym ukończonym rozdziale. Wiedziałbyś wtedy, jakie błędy powinny być unikane w przyszłości i miał ogólny pogląd na to, ile jeszcze pracy przed Tobą. 

W codziennej pracy staraj się pytać o feedback na wczesnym etapie. Pokazuj co zrobiłeś osobom które zleciły Ci pracę, pytaj swoich kolegów o porady. Nie rób w ciemno. Takie proaktywne działanie procentuje, masz szanse doskonalić efekty swojej pracy na wczesnym etapie. Usuwa to niepokój i ułatwia Ci pozostawanie w stanie flow.

W jednoosobowym biznesie, testuj najpierw na małą skalę, nie rób czegoś o wielkiej skali bez walidacji czy to jest potrzebne i czy odpowiednio działa. Można znaleźć wiele historii startupów, które stworzyły jakiś duży produkt i następnie zbankrutowały, bo nikt go nie chciał.

W sieci jest mnóstwo książek i kursów które są miernej jakości tylko dlatego, że ktoś tworzył je z klapkami na oczach i nie przejmował się dodatkowymi poprawkami czy uwagami. Osobna kwestia, że dzisiaj powstają jeszcze gorsze, bo AI :)

Co po wykonaniu?

Załóżmy, że miałeś do zrobienia raport XYX. Zrobiłeś go - co potem? Czy od razu entuzjastycznie wysłać go do przełożonego? Raczej nie, zatrzymaj się na chwilę i pomyśl, czy zrobiłeś wszystko, co było potrzebne. Otwórz jeszcze raz zadanie na podstawie którego realizowałeś i przeczytaj wszystko od nowa. Czy na pewno wybrałeś odpowiednie dane? Czy pomyślałeś o rzeczach, które zapisałeś w swojej liście kontrolnej? Czy dodałeś załącznik do maila?

 

W jednej z firm, w których pracowałem, notorycznie pojawiał się chaos. Przykładowo manager wysyłał maila do wszystkich ludzi z firmy, z prośbą o wypełnienie planu urlopowego w pliku Excel. Potem okazywało się, że nikt nie miał dostępu do edycji tego pliku i zachodziła konieczność kontaktowania się kilkuset osób z tym managerem. Sytuacji można było po prostu zapobiegać upewniając się, że przed wysłaniem załącznika, dostęp do pliku ma odpowiednia grupa osób.

Podziel sobie pracę na 2 etapy - realizację i kontrolę. 

Poprawianie procesów

Bardzo polecam Ci zapoznanie się z metodami Agile. Opierają się one na tworzeniu procesów oraz doskonaleniu ich. Przykładowo, jeśli w czasie pracy masz problem z jakimś elementem niezbędnym do wykonania zadania, skonsultuj to z zespołem i postaraj się go ulepszyć. Odnajduj wąskie gardła w procesach.  Więcej na ten temat znajdziesz w części poprzedniej. Działaj z listami zadań i procedurami, znacznie ułatwia to pracę.

Podsumowanie, czyli mięsko!

• Postanów sobie, że będziesz realizował wyznaczone zadania szybko, sprawnie i bez rozproszeń. Ustal granice, co robisz w pracy, a czego unikasz. 
• Skupiaj się na realizacji najważniejszych zadań. W poprzednim artykule opisałem, jak możesz zrobić sobie osobną listę najważniejszych rzeczy. 
• Zapisuj sobie wszystko, co masz do zrobienia i następnie sprawdzaj to z listą kontrolną. 
• Po realizacji upewniaj się, że jakość pracy jest odpowiednia.