Zwalcz swoje rozproszenie #1 - planowanie

 

Wszystkie rzeczy, które powstały, kiedyś były jedynie planem. Ktoś miał pomysł, by polecieć na księżyc, zbudować elektrownię jądrową albo Centralny Port Komunikacyjny. Aby powstały te rzeczy, wymagane jest zaplanowanie realizacji zadania. 

Przeciętny człowiek nie planuje, reaguje na pożary, które wybuchają w jego życiu. Aby wieść życie intencjonalne, które prowadzi do wzrostu i poprawy, musisz planować. Planowanie w dużej mierze polega na wyszukiwaniu tego, co ma być zrobione i przelewaniu tego na papier (głównie wirtualny) w formie listy zadań.

Listy zadań

Nie wyobrażam sobie pracy bez listy zadań. Można podzielić je na 3 rodzaje:

1. Tworzące się naturalnie, na przykład - aktualne zadania w pracy. Mogą być zapisane i zorganizowane (dobrze), albo są poleceniami, które ktoś do nas kieruje na przykład na firmowym komunikatorze (źle). Są to zwykle rzeczy pilne, które jeszcze nie przeniosłeś do swojej listy zadań. Tych zdań nie możesz edytować.
2. Twoja lista zadań, którą możesz swobodnie edytować i dzielić na mniejsze podzadania.
3. Listy kontrolne, które służą do sprawdzania innych rzeczy

Listy zadań są ważne, ponieważ pomagają odciążyć umysł, nie musisz dzięki nim trzymać rzeczy w swojej pamięci. 

Mój przebieg pracy wygląda tak, że mam duże zadania rozpisane w systemie Jira. Realizacja jednego zadania trwa kilka dni. Przykładowo - muszę zrobić widok tabelki na stronie xy. Tabelka ma mieć pola A, B, C. Raczej nie mogę edytować rzeczy w tym systemie. Często panuje w nim bałagan, bo taka jest specyfika wytwarzania oprogramowania.

Mam swoją listę zadań, która jest po prostu dokumentem tekstowym w edytorze kodu.  Sprawdza się też prosta aplikacja Google Task albo kartka papieru. Zadania z taska w pracy, przenoszę sobie do mojej listy zadań. W mojej liście zadań rozpisuję je tak, by miały sens dla mnie.

1. Zrobić branch
2. Dodać tabelkę
3. Dodać pole tabelki A
4. Dodać pole tabelki B
5. Dodać pole tabelki C 

Nie muszę tutaj nic priorytetyzować, bo wszystko musi być zrobione.

Zadanie wyglądało na bardzo duże, ale po rozpisaniu, możesz je wykonać krok po kroku. Gdy robisz, odznaczasz poszczególne rzeczy. Gdy masz nowe zadanie, dodajesz je do checklisty. Gdy coś jest ważniejsze, nadajesz priorytety, na przykład z użyciem ABCDE. W swojej pracy mam zwykle niewiele jednostek pracy, bo pracuję nad jedną rzeczą na raz.

Warto zastanowić się też, jak sprawdzić jakość pracy. Można zrobić listę kontrolną, która pomaga mi sprawdzić efekty mojej pracy.

1. Upewnić się, że wszystko jest zrobione, czytając jeszcze raz zadanie główne
2. Wgrać oprogramowanie na środowisko testowe
3. Sprawdzić aplikację na środowisku testowym
4. Przekazać aplikację do testera, zmieniając status zadania

Lista kontrola służy upewnieniu się, że jakość pracy jest odpowiednia. Powinieneś ją stale ulepszać. Więcej na ten temat znajdziesz w książce Atula Gawande - Potęga Checklisty. 

Checklisty i listy kontrolne tworzę prawie zawsze w formie elektronicznej. Gdy mam dużo nawarstwiających się zadań, przenoszę kilka najważniejszych z nich do osobnej listy papierowej. 

Po co mi ta checklista, ja wszystko pamiętam

Otóż po to, by nie musieć pamiętać. Przykładowo, ktoś odrywa Cię od pracy. Albo musisz dowiedzieć się jakiejś informacji potrzebnej do zrobienia zadania. Checklista pomoże Ci efektywnie wrócić do zadania, nawet po długim czasie. 

Checklista pokazuje Ci też, jak dużo pracy masz jeszcze do zrobienia. Pozwala Ci też zaplanować pracę w czasie. Dodatkowo, może pokazywać Ci na osi czasu, ile tasków wykonałeś danego dnia. Czy byłeś dzisiaj bardzo produktywny? Czy może ledwo rozgrzebałeś pracę?

Lista kontrolna pomaga w unikaniu banalnych błędów. Jako prawnik, możesz napisać jakieś pismo procesowe i w czasie tej pracy skupiasz się na szczegółach. Z tego powodu, możesz ominąć jakiś ważny element pisma, na przykład, wpisanie poprawnego adresu adresata. Lista kontrolna może podpowiedzieć Ci, by sprawdzić ten element. Wpływa to pozytywnie na jakość pracy.

Gdy masz tak zaplanowane rzeczy, zacznij wykonywać! 

Zacznij z czystą kartą 

Listy zadań do wykonania w pracy są super, ale z czasem, pojawia się w nich bałagan. Obecnie w pracy mam zadania, które na coś czekają, zadania które robię i zadania, które warto by zrobić kiedyś. Gdy trzymamy taki bałagan w jednej liście, trudno jest zobaczyć jakieś postępy w realizacji. Mózg lubi zaczynać od czystej karty.

W tym celu warto albo: 

• podzielić zadania na projekty, które są widziane tylko jeden na raz, 
• albo odpowiednio je otagować i odfiltrować, 
• albo przenieść na świeżą listę rzeczy do realizacji. 

Szczególnie podoba mi się ten trzeci pomysł w formie fizycznej. O wiele fajniej pracuje się, gdy wpiszemy nasze zadania na zwykłą kartkę i zaczniemy je skreślać jedno po drugim. 

Firma Ugmonk w serii Analog oferuje ciekawe (ale zdecydowanie za drogie) produkty, na których możesz wzorować się, robiąc swoją własną listę. Najprościej jest kupić sobie w Pepco czy innym Action mały kołonotatnik za 5 pln i położyć go koło biurka. Albo tablicę suchościeralną i pisak.

Na kartkę wpisz sobie najważniejsze rzeczy do zrobienia na teraz i hmm, zrealizuj je. Podobnie może zadziałać utworzenie nowej checklisty, albo wyczyszczenie starej. Celem jest łatwiejsze się skupienie na najważniejszych rzeczach. Jak pisał Steven Covey, najpierw rzeczy najważniejsze. 

A co z rzeczami, które nie są pilne?

Po pierwsze, zastanów się, czy je robić. 

Po drugie, jeśli na przykład chcesz zrobić jakiś certyfikat, albo po prostu nauczyć się czegoś nowego, poszukaj jakiejś checklisty utworzonej już przez kogoś innego. 

Przykładowo, jeśli chcesz nauczyć się niemieckiego, możesz zapisać się na kurs i nie wymaga to dużego planowania z Twojej strony. Uczęszczasz na kurs wtedy, kiedy są zajęcia. Jeśli uczysz się na Duolingo, codziennie robisz tyle lekcji, ile umożliwia Ci Twój czas. Nie musisz wpisywać w checklistę każdej lekcji, ponieważ robi się to niejako automatycznie. Nie zapisuję sobie w checkliście że muszę wymienić baterię w zegarku, zrobię to wtedy, gdy przestanie on działać. 

Niektóre listy tworzą się same z siebie. Przykładowo, jeśli chcę dodać nowego posta do bloga na kiedyś, mogą dodać go jako szkic w bloggerze. Nie dodaję go do todolisty. Gdy przychodzi faktura od księgowego, widzę ją w skrzynce mailowej i sama w sobie staje się ona zadaniem. 

Jeśli chcę sobie coś kupić, dodaję tą rzecz do listy rzeczy do kupienia. Nie wpisuję tam rzeczy spożywczych które kupuje regularnie, tylko te, które kończą się raz na jakiś czas. 

W życiu mamy dwa typy rzeczy, z którymi coś trzeba robić:

• Zadania bieżące i związane z pracą. Wpisujemy je do kalendarza i do checklisty, albo po prostu robimy, jak wspomniany wyżej kurs językowy.
• Plany i marzenia, rzeczy do zrobienia kiedyś, notatki

Ten drugi typ zadań warto gromadzić w osobnej liście. Możesz użyć do tego na przykład aplikacji Google Keep.  Co ja mam tam zapisane?

1. Zrobić newsletter
2. Kupić działkę pod budowę domu
3. Zrobić biznes polegający na sprzedaży ubrań w abonamencie :)
4. Zrobić aplikację do mikrolearningu
5. Zrobić certyfikat Mendix
6. Jaki rozmiar spodni noszę
7. Odwiedzić Sintrę 
8. Adres mojej znajomej, który zawsze zapominam 

i wiele więcej. Są to informacje które chcesz gdzieś trzymać by mieć je pod ręką, albo kiedyś zacząć je realizować. Takie informacje możesz trzymać też w Obsidianie albo w notatkach Apple. Zapisuj sobie takie rzeczy, by nie pojawiały Ci się potem w głowie, gdy próbujesz się skupić. Gdy przyjdzie czas na realizację, zaczniesz je realizować. Trzymaj je osobno od rzeczy, nad którymi pracujesz. 

Po więcej informacji dotyczących planowania zapraszam do książek Briana Tracy i Davida Allena. 

A jaka jest najlepsza aplikacja do list zadań?

Nie ma takiej. Używałem już kilkunastu aplikacji ToDo i każda ma swoje wady. Niektóre aplikacje staramy się używać też inaczej, jakie było ich pierwotne założenie i potem się denerwujemy, że źle działają. Dodatkowo, gdy do aplikacji wprowadzimy za dużo danych, korzystanie z niej staje się mniej wygodne niż kiedyś. 

Z tego powodu, nie ma sensu sprawdzanie dziesiątek nowych aplikacji.  Jeśli ciągle brakuje Ci jakiś zaawansowanych opcji, jak na przykład tagi, prawdopodobnie używasz aplikacji w zły sposób. Nie ma sensu gromadzenie w niej dziesiątek rzeczy, ani tworzenie skomplikowanych systemów. Skłaniam się bardziej ku systemom typu Zen To Done Leo Babauty czy Eat that Frog Briana Tracy, niż ku rozbudowanym metodologiom jak GTD Allena.

Ostatnio używam Google Tasks, aplikacja jest minimalistyczna i posiada chyba wszystko, czego potrzebuje do codziennych list i list w pracy. Często używam też Todo+, które jest rozszerzeniem do VSCode. 

Procesy

Procesy to zaawansowane listy kontrolne, które pomagają Ci zorganizować bardziej skomplikowaną pracę. Przykładowo, gdy pracujesz nad rozwojem biznesu i klient zgłasza ci jakiś problem, możesz:

• Rozwiązać go samemu i za jakiś czas, znowu poświęcać czas na jego rozwiązanie
• Opisać go w formie procesu, dzięki czemu będziesz mógł łatwiej sobie poradzić z nim później. Opisaną wiedzą możesz dzielić się też z innymi. 

Jeśli w pracy nie wiem, jak pobrać dane z innego systemu (techniczne nazywa się to endpoint), muszę o to kogoś zapytać. Często nie wiem kogo. Mogę albo kogoś zapytać o to, kogo zapytać, albo mieć proces, co robić w takiej sytuacji. 

Proces:

• Gdy nie znam endpointu, mogę sprawdzić dokumentację
  • Link do dokumentacji mam zapisany w mojej Mapie rzeczy potrzebnych do pracy (więcej poniżej)
• albo przejrzeć wszystkie zadania, z którymi związane jest moje zadanie - odpowiednia osoba często jest w opisie któregoś z nich albo
• albo mogę zapytać na czacie deweloperów

Dzięki temu, najpierw robię to, co mogę zrobić bez angażowania innych osób, a gdy nic nie pomaga, pytam. Mogę gromadzić informacje w mapie rzeczy potrzebnych do pracy, dzięki czemu jestem coraz bardziej samodzielny w nowej firmie. 

Inny rodzaj procesu to dokładne sprawdzanie dokumentów przed wysłaniem. Przykład:

• Przed wysłaniem faktury, sprawdź wszystkie pola faktury.  

Mapa rzeczy potrzebnych do pracy

Praca jest łatwiejsza, gdy nie musimy jej przerywać, bo brakuje nam jakiś danych. W czasie pracy zwykle potrzebujemy kilku zasobów, takich, jak dokumentacje, systemy zarządzania zadaniami, środowiska pracy, osoby kontaktowe i tak dalej. 
Jeśli gromadzimy to losowo, w różnych miejscach, praca staje się trudna. Moim zdaniem, warto jest zgromadzić takie rzeczy w formie mapy myśli. System hierarchiczny ma najwięcej sensu, ponieważ na przykład jeden dział w firmie ma inne osoby kontaktowe, niż inny.  

Taka mapa pozwala na zaoszczędzenie energii przy większości wykonywanych działań. Analogiczną strukturę możesz odwzorować w programie do notatek albo w strukturze zakładek, a nawet w pliku tekstowym. Ważne, by dbać o aktualność tych danych. W idealnym świecie, takie dane były by dostępne w firmowej dokumentacji, jednak nie zawsze jest to możliwe.

Spójrzmy teraz na to z innej strony, z perspektywy Twojego współpracownika. Jak myślisz, co sądzi on o osobie, która za każdym razem gdy coś robi, pyta się o te same rzeczy? Na pewno nie świadczy to o profesjonalizmie, dodatkowo przerywa komuś pracę.

A teraz załóżmy, że masz współpracownika, który zanim się o coś zapyta, aktywnie poszuka rozwiązania, a także nigdy nie pyta się kilka razy to samo. Takie zorganizowanie pracy sprawi wręcz, że to Ty będziesz uważany za lepszego pracownika, bo będziesz mógł pomóc innym osobom. 

Kalendarze i wyjazdy

Zdarzenia, które mają konkretną datę i nie wymagają jakiegoś przygotowania, wpisuj w kalendarz. Jeśli musisz zapłacić za prąd i nie przychodzi Ci na przykład email przypominający, ustaw sobie zdarzenie w kalendarzu. Ja tak mam z płatnością czynszu, muszę to robić miesięcznie, ale nikt nie wysyła mi powiadomienia. 

Niektóre zdarzenia wymagają dodatkowego przygotowania. Przykładowo, chcesz iść na wizytę kontrolną do dentysty. W tym celu ustaw sobie zadanie z powiadomieniem w Google Keep, a do notatki dodaj informację, na jakiej ulicy jest dentysta. Przed wyjazdem planowanym z dużym wyprzedzeniem upewnij się, że dane miejsce jeszcze istnieje.

Przed samym wyjazdem w jakiejś miejsce, warto jest 3 razy sprawdzić czy wybieramy prawidłowy adres, często zdarza się tak, że mylimy ulicę albo numer budynku. Im dalej jedziesz, tym lepiej musisz zaplanować.

W kalendarz wpisuj też wszystkie ważne daty, typu urodziny znajomych. 

Podsumowanie

• Zapisuj sobie pracę do wykonania w formie list rzeczy do zrobienia.
• Zapisuj sobie ważne informacje związane z pracą w formie mapy rzeczy potrzebnych do pracy 
• Rzeczy ważne, ale nie pilne, pomysły czy inne notatki, gromadź w osobnej aplikacji 
• Zapisuj sobie zdarzenia w kalendarzu