Zwalcz swoje rozproszenie #6 - porządek

W jednym z poprzednich wpisów pisałem o tym, jak planować i realizować. Rozmawiając z ludźmi widzę, że jest im bardzo trudno robić te dwie rzeczy, ponieważ mają bardzo duży bałagan. Takim osobom bardzo ciężko się pracuje a dodatkowo, często przytrafiają się im nieszczęścia, typu utrata ważnego pliku. 

Z drugiej strony, osoby zorganizowane, osiągające doskonałe efekty, zawsze mają porządek we wszystkich aspektach życia. Osoby mające bałagan zawsze twierdzą, że to nie jest żadnym problemem. Zaniedbywanie tych aspektów życia powoduje z czasem mniejsze i większe pożary. 

Mój znajomy twierdził, że nie jest problemem używanie tego samego hasła do Facebooka i innych portali. Niedługo potem jego konto zostało shakowane, a przestępca zaczął wysyłać z niego prośbę o przelanie pieniędzy do znajomych. Jedno zaniedbanie prowadzi do kolejnych.

Przykłady bałaganu w emailach:

• Używanie najgorszych klientów poczty, takich jak onet czy wp. Prowadzi to do bardzo dużej ilości spamu. Używaj Gmaila.
• Używanie wielu skrzynek mailowych na raz. Ma to sens tylko wtedy, gdy masz osobną skrzynkę na jakieś spamowe wiadomości. Jeśli używasz kilku skrzynek i na każdą z nich dostajesz jakieś ważne informacje, spróbuj połączyć je na przykład za pomocą Gmaila albo klienta typu Thunderbird. W przeciwnym razie, wyszukiwanie tych wiadomości będzie zajmowało dużo czasu.
• Nie używanie filtrów do powtarzalnych wiadomości. Przykładowo w pracy dostaję mnóstwo wiadomości dotyczących zadań na Jirze, ale wszystkie wiadomości tego typu usuwam z głównej skrzynki odbiorczej za pomocą reguł.

Bałagan na dysku i podczas pracy

• Posiadanie wielu wersji tych samych plików. Moja znajoma posiada dużą ilość plików, które zajmują na dysku kilkadziesiąt gigabajtów. Co gorsza, okazuje się, że w tych plikach ma mnóstwo zduplikowanych plików, co dodatkowo zwiększa bałagan i jeszcze bardziej utrudnia przenoszenie tych plików.
• Trzymanie ważnych dokumentów w Pobrane lub na pulpicie. Moja znajoma wrzucała sobie faktury zakupowe w losowe miejsca (dużo trzymała też na emailach), aż któregoś dnia musiała wysłać wszystkie te faktury do urzędu skarbowego. Zamiast sekundy poświęconej na wrzucenie faktury w folder rok/miesiąc za każdym razem, straciła cały dzień na szukanie wszystkich faktur w losowych miejscach i prośby o ponowne ich wysłanie. 
  Polecam zainstalowanie sobie dysku Google lub Dropboxa i trzymanie tam ważnych dokumentów. Dzięki temu, możesz łatwo przenieść wszystkie dane na drugi komputer.
• Ogrom otwartych aplikacji, zakładek i plików na dysku. Mi o wiele łatwiej pracuje się, gdy mam otwarte tylko 2 okna, niż wtedy, gdy mam ich 10. Osoby, którym zawsze idzie ciężko, mają naotwierane pełno rzeczy. W bałaganie trudno jest się odnaleźć nawet mistrzowi.
• Używanie starych wersji narzędzi, które na przykład pokazują popupy z błędami. 
• Praca na sprzęcie, który ledwo działa. Znałem ludzi, którzy przez lata potrafili pracować na laptopie w którym ekran trzymał się na jednym zawiasie i wystawały z niego kable, i nie widzieli w tym żadnych problemów. 
• Używanie tych samych haseł w różnych aplikacjach i wymyślanie haseł z głowy, zamiast używać managera haseł.
• Nie zapisywanie sobie ważnych stron i loginów w bezpiecznej formie. Przykładowo, kiedyś zawsze musiałem wyszukiwać strony, na której opłacałem czynsz, a dodatkowo, za każdym razem wyszukiwałem jakie mam tam hasło i login. Któregoś dnia usunąłem błędne hasło i login z przeglądarki i zapisałem je ponownie, co mi znacznie ułatwiło kolejne płatności.

Bałagan w realizacji

• Nie zapisywanie sobie ważnych informacji do wielokrotnie wykonywanych czynności w jednym miejscu
• Zaczynanie wielu zadań na raz, zamiast skupienia się na zamykaniu zadań już rozpoczętych

O wiele lepiej pracuje się, gdy mamy czystą skrzynkę odbiorczą. Wtedy może ona służyć niemal jak todolista, ponieważ mamy w niej tylko ważne rzeczy do zrobienia.